無料版DropboxをGTDのinboxとして利用すべき3つの理由

2010-01-05

dropbox_as_inbox.png

徐々にユーザーが増えつつある、人気のオンラインストレージサービス「Dropbox」。 これをGTDのinboxとして利用すべき理由を書いてみたいと思います。

GTDについて「何それ?」という方はWikipediaの記事を参照ください。

理由1:大容量が無料で利用できる

2010/1/5 時点で2GBまで無料で利用できます。 さらに容量を増やすと月額費用がかかってしまいますが、ここでは敢えて無料版を推奨したいと思います。

1つ注意点として「Dropbox管理会社側によるファイル削除」のリスクがあるのですが、条件はけっこう緩いです。

Dropbox管理側によるファイル削除の条件(全てを満たす時)

  • 無料版を利用している
  • 90日連続でログインしていない(PCやiPhone等に専用ソフトを入れてオンライン状態にしておけば自動ログインするので大丈夫)

理由2:容量制限によって自分を追い込める

2GBに置くファイル例

この2GBをどう利用するかですが、1時的に利用するファイル群を入れるようにしてみましょう。 例えば…

  • まだ終わっておらず、どこで必要になるか分からないファイル
  • 時間がなくて、どこにも分類できないファイル(しかしどこかに保存しておかないと…)
  • 誰かから預かっている自分のものではないファイル

などです。 とにかく臨時で保管しておかないといけないファイルですね。 GTDのinboxの概念では「いつも空にしておきなさい」とありますが、往々にして「すぐに処理できない」ファイルというものはあるものです。

大容量だと怠けるぞ

これらを「デスクトップ」や「マイドキュメント」などのローカル環境に保存してしまうと、いくらでも保存できてしまいます。 このような環境では間違いなく未処理や処理済みのファイルが混在してボリュームが膨らむ一方でしょう。

そこでDropboxの2GBという制限された空間にだけ、そのような一時的なファイルを置くようにルール化してしまいます。 これで、どうしても処理しないと次のものが置けない!というリミッターをかけることができます。

Dropboxは使い始めると便利な場所なので、怠け者な人ほどDropboxにファイルを置きたがるはずです。 これが「未処理のものを処理する」という理由づけにもなります。

ローカルのHDDがスッキリ!

一時的なファイルをDropboxに保存するようになると、今まで一時的にファイルを保存していた「デスクトップ」や「マイドキュメント」をスッキリ整理するための場所にすることができます。

ちなみに私のデスクトップには「マイドキュメント」「マイコンピュータ」「マイ ネットワーク」「ごみ箱」「inboxフォルダ(Dropbox)」「Shareフォルダ(ローカルファイルサーバ)」の6つのアイコンしかありません。

理由3:すき間時間に処理できる

DropboxはWindows, Mac, Linux, iPhoneなどのスマートフォンに対応しています。

この「どこからでもアクセスできる便利さ」が人気になっているのですが、GTDのinbox的に利用すると、ちょっとした時間で未処理のファイルにアクセスできるので、もってこいの環境になります。

例えば会社のPCで作業中に、電車の時刻が迫って帰社しないといけなくなりました。

この時にinbox(Dropbox)に作業途中のファイルを入れて帰り、電車の中で続きを確認する、といった利用ができます。 つまり、未処理のものを処理しやすい環境ができあがるわけですね。

もちろん、自宅のPCにもDropboxをインストールしておくと、即座に作業の続きを始められます。 本当は持って帰らないのが一番ですけどね。笑

制限をメリットとして考え、有効活用してみましょう!

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2010-01-05